Podemos garantir que 100% das marcenarias utilizam algum tipo de controle através de planilha, seja manual ou eletrônica. Seja para controle de frequência de funcionários, de horários, de pedidos de materiais, para controle de orçamentos, agenda de montagens e assim por diante. Na área financeira, administrativa ou de projetos o uso de planilhas parece ser fundamental, principalmente as eletrônicas mais elaboradas com cálculos mais avançados, com uso de fórmulas aprimoradas e uso de funções dinâmicas, gráficos e tudo mais.

Neste post apresentamos os cuidados que o administrador deve ter quanto ao uso indiscriminado de planilhas e perigos que isso pode trazer para o crescimento da marcenaria, principalmente ligado a questões da venda de projetos:

Perigo 1: Preços desatualizados

A marcenaria que busca a competitividade no mercado precisa considerar como requisito fundamental a apresentação de um orçamento com preço correto, atualizado, considerando todo custo dos insumos (MDF – considerando todas as espessuras e acabamentos, fita de borda, ferragens, acessórios). Mesmo que exista a preocupação constante de manter uma base de preços atualizada, a atualização em momentos diferentes e em planilhas diferentes, pode acarretar em orçamentos incompatíveis com a realidade. Neste caso, a marcenaria poderá ter os orçamentos mais novos com preço final mais compatível com a realidade e outros já defasados. E quando um preço de matéria prima é corrigido na revenda, quais planilhas precisam ser atualizadas? Em quais já foram atualizadas e quais ainda devem ser atualizadas? Estas dúvidas levam ao segundo perigo.

Perigo 2: Segurança

Para garantir que o preço de um orçamento esteja atualizado, é inevitável que a ‘planilha de orçamento’ seja sempre revisada, do início ao fim, com os preços conhecidos na revenda. Neste processo de revisão, muitos erros poderão ocorrer, como: registros incorretos, substituição de fórmulas, troca de valores, etc.

Além disso, isso precisa ser feito por alguém que possui o controle sobre os custos, o que acarreta na dependência do dono da marcenaria ou alguém ligado diretamente a gestão. Como são muitos itens a serem atualizados ocorre o terceiro problema.

Perigo 3: Perda de tempo em atualização

Na média, em torno de 35 itens de matéria prima diferentes são considerados em um projeto de móvel sob medida. São os acessórios – como puxadores, o MDF – em duas e até 3 espessuras diferentes além dos diversos acabamentos, perfis, ferragens (parafusos, tapa furos, mini fix, buchas, corrediças, pinos..), vidros, fitas de borda – considerando os diversos tamanhos e acabamentos por projeto,..

Enfim uma infinidade de itens que precisam ter os seus custos conferidos a cada projeto. Se existe a perda de tempo na atualização pode ocorrer o quarto problema.

Perigo 4: Atraso na tomada de decisão

Mais do que nunca as empresas precisam ser mais rápidas! Para isso, devem buscar formas mais rápidas e seguras para realizar as tarefas. Desta forma, as empresas que crescem são aquelas que conseguem dar uma resposta mais rápida.

Depender de uma planilha atualizada para dar um orçamento ao cliente pode acarretar em um retardo na resposta para um orçamento ou negociação para o fechamento.

Perigo 5: Perda de eficiência

As planilhas eletrônicas são fantásticas para as atividades iniciais de um processo, para realizar simulações e conferências. Contudo faça uma conta de quanto tempo é gasto mensalmente, de todas as pessoas na empresa e até do proprietário da marcenaria na conferência, consolidação, atualização e correção de planilhas. Com o tempo poderá ver que uma boa parte do tempo gasto na empresa estará sendo de atualizar planilhas e não o de realmente executar o trabalho da atividade de orçamento.

Neste artigo não sugerimos o abandono das planilhas eletrônicas. Elas são importantes e continuarão sendo em muitos casos. Contudo em atividades chave. que exigem uma automação de tarefas, o emprego das planilhas de forma contínua traz insegurança, atrasos e perdas ocasionadas por informações desatualizadas ou incorretas. Sem um sistema automatizado e centralizado, é garantido que a empresa está desperdiçando um tempo precioso em atualizações e conferências ao invés de mostrar agilidade nos orçamentos, controle e confiança a seus clientes.