Faça uma conta rápida. Quanto tempo do seu dia você dedica para resolver problemas ruins? Quantas coisas acontecem no seu dia ocasionadas por imprevistos? E estes problemas acarretam quais prejuízos com clientes insatisfeitos, funcionários desmotivados e material perdido?

Todo empresário que quer melhorar o resultado da sua empresa, precisa disso. Porém, a maioria presta pouca atenção a muitos detalhes sobre o que realmente acontece no dia-a-dia da marcenaria. Deveríamos estar construindo empresas que trabalham sozinhas, que funcionem automaticamente. Organizações que permitem aos seus administradores o belo trabalho de fazê-las crescerem, agregando novas estratégias, mercados e inovações.

Para trabalhar na contra-mão dos problemas, todo empresário deveria focar em criar uma operação estável para o seu negócio.

Os pontos mais importantes:

  • Estabelecer padrões de processo, gestão e operações;

  • Treinar os operadores para cumprir os padrões;

  • Verificar o cumprimento dos padrões (supervisão);

  • Atuação corretiva e preventiva dos desvios dos padrões;

  • Estabelecer os indicadores operacionais.

Estabelecer uma operação estável é difícil. Principalmente porque exige disciplina dos gestores do negócio. A tendência é darmos um ‘jeitinho’  para resolver o problema. Não atacar a causa dos problemas é um dos principais males para o estabelecimento de uma rotina de crescimento. Quando se ataca o problema e não causa, certamente o imprevisto virá ocorrer novamente.

Não tem jeito, não existe milagre ou caminho curto. Quanto mais tempo demorar para iniciar um processo de estabilização, mais tempo levará para ter uma empresa estável. Qualquer atalho que uma empresa procurar seguir, desviando do duro trabalho de organizar, só levará o empresário a frustração, perda de dinheiro e tempo.

Melhores resultados através das pessoas:

Conscientize-se que você só conseguirá alcançar melhores resultados através das pessoas. Então a troca constante de pessoas retardará o crescimento da empresa e a estabilização dos processos.

Uma boa rotina só é possível através do trabalho de operadores que trabalham dentro de uma operação controlada.

Manter as pessoas conectadas e engajadas ao propósito da empresa, reduz a insatisfação de ambos os lados, do funcionário e o empresário.

Ao definir operações padrão, objetivos e metas deixando claro isso aos funcionários, aqueles que se identificarem terão muito prazer em realizar o trabalho e ficar engajados à equipe. O gerenciamento da rotina não trabalha com a visão de melhorias permanentes ou fixas. Surgirão novos problemas inesperados, ocasionados por motivos internos ou do mercado. Isso é assim, é da natureza.

Contudo, para aplicar inovações e melhorias, o seu processo precisa estar estável. Se o seu processo atual estiver instável, você dificilmente poderá aplicar inovações. As surpresas ocasionados ao aplicar algo novo sobre algo instável trará muitos problemas.

Adotar um método gerencial:

O método mais adequado que precisa ser entendido desde o inicio, é o PDCA. Muitos acham que conhecem, sabem aplicar porque conhecem o conceito, o significado, a imagem.

Porém, só quem realmente o aplica no dia-a-dia, de forma consciente, sabe que ele é complexo.

O método visa aplicar um objetivo comum de trabalho a um grupo de pessoas, tendo como benefício paralelo o aprendizado da organização.

O PDCA (Plan = Planejamento, Do = Execução, Check = Checagem, Act = Ação) é a alma do sistema Toyota de Produção e permite a participação de diversas pessoas no estabelecimento de um plano com objetivos claros para a eliminação das causas dos problemas.

O PDCA é executado em ciclos e cada um é formado pelas seguintes etapas:

  1. Você planeja (PLAN) algo para eliminar a causa de um problema que na maioria das vezes é falho, mas você não tem como prever tudo perfeitamente.


  2. Ao executar (DO) as ações do plano, você coloca o planejamento em prática. Com a condução da execução, coletará as mudanças sobre os processos na empresa.


  3. Na terceira etapa você deve Checar (Check), para comparar os resultados obtidos na execução entre o que foi planejado e o que realmente aconteceu. Nesse momento acontece o aprendizado, você consegue entender as diferenças entre a visão inicial e a realidade.


  4. Na quarta etapa deve ocorrer as Ações (Act) das falhas encontradas. Após a correção ser realizada, deve-se repetir o ciclo.


 

Você deverá executar repetidos ciclos de PDCA até que os resultados sejam satisfatórios para o processo. Quando isso ocorrer poderá aplicar uma variação chamada SDCA. Ao invés de tomar ações novas de planejamento, você executará ações padrão (Standardize), para manter a rotina já obtida.

 

 Controlar os ciclos de melhoria:

Uma outra ferramenta que vale trazer aqui é o 5W2H. Já desenvolvemos um artigo específico sobre esta ferramenta (você pode baixar um manual aqui). Ela deve ser vista como uma ferramenta de controle a ser utilizada em conjunto com o método PDCA.

Uma vez que o PDCA é estabelecido, é importante que se mantenha o controle sobre as fases do ciclo de melhoria. Para isso é utilizado o 5W2H. Para facilitar a gestão dos trabalhos.

O 5W2H é uma sigla para 5 W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?). 

Mas por onde começar?

Para ajudar você a identificar os setores que precisam de mais atenção na marcenaria, desenvolvemos o diagnóstico NMF (diagnóstico de maturidade da fábrica). Este diagnóstico é composto por um grande conjunto de perguntas que resulta em um relatório que apresenta o nível de maturidade da fábrica de móveis.

Inspirado no modelo de maturidade de processos, a métrica NMF contempla 5 níveis de maturidade: do inicial ao otimizado, passando pelos níveis controlado e sistematizado.

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